5 Raisons d'utiliser un Logiciel de Gestion de Coworking

Gérer un espace de coworking demande une grande polyvalence. Entre le traitement des réservations, l’animation de la communauté, l’entretien du matériel, la communication sur les réseaux sociaux ou le contrôle des accès, la gestion d’un coworking est un numéro d’équilibriste. Dans ce guide, nous détaillons l’intérêt d’un logiciel de coworking pour s’affranchir des heures consacrées aux tâches chronophages et se concentrer sur ce qui compte vraiment : le lien humain avec vos coworkers et la rentabilité, garante de la pérennité de votre activité.

• Simplifier la gestion administrative
• Fluidifier l'expérience de réservation et réduire les coûts
• Augmenter la visibilité pour booster le nombre de réservations
• Accéder à des rapports détaillés
• Dynamiser votre communauté de coworkers

Simplifier la gestion administrative

La gestion d’un espace de coworking implique une multitude de tâches administratives, de la facturation à la tenue de la comptabilité, en passant par la rédaction et la signature de contrats de mise à disposition de moyens. Les logiciels de gestion de coworking permettent d’automatiser ces tâches et offrent souvent les fonctionnalités suivantes : exports comptables, édition de documents, et signature électronique de ces derniers.

Fluidifier l'expérience de réservation et réduire les coûts

Un logiciel de gestion de coworking comporte généralement un calendrier partagé avec les disponibilités des salles en temps réel, dans lequel vos clients peuvent réserver un bureau ou une salle de réunion en quelques clics et payer de manière sécurisée. Ces fonctionnalités vous font gagner du temps chaque jour et éliminent efficacement les erreurs humaines qui peuvent survenir lors de la gestion manuelle ou via des tableurs Excel.

L’utilisation du paiement en ligne permet d’éviter d’avoir à gérer le recouvrement a posteriori, tâche qui peut s’avérer fastidieuse. Certains logiciels comme Desk permettent également l’édition de devis, la vente de prestations ou consommables (impressions, café, service de laverie, …), la personnalisation de vos offres tarifaires (abonnements, packs, codes promos, …).

L’intégration avec des systèmes de contrôle d’accès (serrures connectées, boîtes à clés intelligentes, …) présente également un intérêt majeur en termes de réduction des coûts et d'amélioration de l'expérience client. A chaque nouvelle réservation, le logiciel génère un code, qui permet d’ouvrir la porte même si vous n’êtes pas sur place. Cette fonctionnalité renforce l’autonomie des membres, sur des horaires étendus, tout en garantissant la sécurité des lieux.

Augmenter la visibilité pour booster le nombre de réservations

Un logiciel de gestion est aussi un véritable levier de visibilité pour vous démarquer de la concurrence. La création d’une page web vitrine et d’un profil Google My Business amplifie votre visibilité dans les moteurs de recherche, une stratégie cruciale pour trouver de nouveaux coworkers. Des logiciels comme Desk offrent une valeur ajoutée supplémentaire grâce à un investissement de longue date dans le référencement web (SEO) et la fourniture des conseils spécialisés pour développer votre stratégie de présence numérique.

Accéder à des rapports détaillés

En sus, les logiciels de gestion de coworking fournissent des analyses et des rapports détaillés sur les performances de votre espace, les tendances de réservation, la satisfaction des membres, et bien plus encore. La récolte automatique de feedback permet de prendre des décisions fondées sur l’expérience concrète de vos coworkers, d’ajuster votre stratégie commerciale et de prioriser les actions pour le développement de votre espace. Il est notamment possible de créer des offres de bienvenue ou des réductions pour récompenser vos utilisateurs les plus fidèles.

Dynamiser votre communauté de coworkers

Un des moteurs du succès de votre espace est sa capacité à tisser des liens entre les membres qui le fréquentent. Les logiciels de gestion d’espaces de coworking peuvent vous aider dans cette quête en fluidifiant l’organisation d’événements (ateliers, conférences, formations…). Vous pourrez ainsi y inviter en quelques clics vos coworkers, et même mettre ces événements en avant sur une page web dédiée. Cette stratégie ouvre les portes de votre espace à un public plus large et diversifié. Les logiciels les plus complets donnent accès à un catalogue d’événements, qu’ils soient physiques ou en ligne, afin que vous ne soyez jamais à court d’idées pour faire vivre votre espace !