Pourquoi utiliser un Logiciel de Gestion de Coworking ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion est devenue en quelques années une nécessité plutôt qu’un luxe pour les gestionnaires d’espaces de coworking. Les sources de réservations se multiplient, l’animation de l’espace est toujours plus exigeante et les coworkers sont souvent à la pointe des nouvelles technologies. Ces logiciels de gestion offrent une solution complète pour optimiser la gestion quotidienne de l’espace, augmenter sa visibilité et améliorer l’expérience de ses membres. Il s’agit d’un atout essentiel pour se démarquer dans un contexte de concurrence accrue dans le secteur du coworking.

Simplifier la Gestion Administrative

La gestion d’un espace de coworking implique une multitude de tâches administratives, de la facturation à la tenue de la comptabilité, en passant par la rédaction d’un contrat de mise à disposition de moyens et la souscription à une assurance. Un logiciel de gestion de coworking automatise ces processus et libère de votre temps pour que vous puissiez vous concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée : échanger avec vos membres, organiser des événements et travailler sur le développement de nouveaux services.

Automatiser les Réservations

Dans l’arsenal des fonctionnalités offertes par un logiciel de gestion de coworking, le calendrier partagé pour chaque salle se révèle un outil précieux. Cette visibilité des disponibilités, associée à un système de gestion des réservations et de paiement sécurisé, vous fait gagner du temps chaque jour et élimine efficacement les erreurs humaines qui peuvent survenir lors de la gestion manuelle ou via des tableurs Excel.

Certains logiciels vont plus loin dans l’automatisation de votre espace en intégrant des solutions de boîtes à clés connectées. Il suffit d’installer un boîtier à l’entrée de votre espace. A chaque nouvelle réservation, le logiciel génère un code, qui permet d’ouvrir la porte même si vous n’êtes pas sur place. Cette fonctionnalité renforce l’autonomie des membres tout en garantissant la sécurité des lieux.

Welcomr, une solution d’accès autonome intégrée aux logiciels de gestion de coworking

Augmenter la Visibilité de votre Espace

Un logiciel de gestion est aussi un véritable levier de visibilité pour vous démarquer de la concurrence. La création d’une page web vitrine et d’un profil Google My Business amplifie votre visibilité dans les recherches Google, une stratégie cruciale pour trouver de nouveaux coworkers. Des logiciels comme Desk offrent une valeur ajoutée supplémentaire en référençant automatiquement votre espace sur d’autres plateformes en ligne spécialisées, telles que Worklib, Kactus, ou Workin.space, multipliant ainsi vos chances d’obtenir de nouvelles réservations. Desk vous permet également de devenir un point relais, pour vous faire connaître à l’échelle locale. Enfin, l’accès à des conseils spécialisés, accompagnés de modèles de visuels et de newsletters, vous équipe pour mener des campagnes de communication impactantes.

Accéder à des Rapports Détaillés

En sus, les logiciels de gestion de coworking fournissent des analyses et des rapports détaillés sur les performances de votre espace, les tendances de réservation, la satisfaction des membres, et bien plus encore. La récolte automatique de feedback permet de prendre des décisions fondées sur l’expérience concrète de vos coworkers, d’ajuster votre stratégie commerciale et de prioriser les actions pour le développement de votre espace. Il est notamment possible d’adapter sa tarification en fonction de la demande, de créer des offres de bienvenue ou des réductions pour récompenser vos utilisateurs les plus fidèles.

Dynamiser votre Communauté

Vous le savez, un des moteurs du succès de votre espace est sa capacité à créer des liens entre les membres qui le fréquentent. Les logiciels de gestion d’espaces de coworking peuvent vous aider dans cette quête en fluidifiant l’organisation d’événements (ateliers, conférences, formations…). Vous pourrez ainsi y inviter en quelques clics vos coworkers, et même mettre ces événements en avant sur des plateformes événementielles comme Eventbrite ou Sortiraparis.com. Cette stratégie ouvre les portes de votre espace à un public plus large et diversifié, en quête d’activités enrichissantes et de lien social. Les logiciels les plus complets donnent accès à un catalogue d’événements, qu’ils soient physiques ou en ligne, afin que vous ne soyez jamais à court d’idées pour faire vivre votre espace !