Guide d'utilisation

Une fois connecté sur Desk en mode Hôte (page de connexion), rendez-vous dans l’onglet « Mes espaces », puis cliquez sur le bouton « Ajouter un espace ».

Vous y serez invité à renseigner les caractéristiques de votre espace et à téléverser des images qui le mettent en valeur. Vous avez la possibilité de renseigner plusieurs salles (espace de coworking, salle de réunion, bureau fermé…).

Une fois l’espace enregistré, celui-ci est vérifié par notre équipe de modération, qui reviendra vers vous sous 48 heures pour sa mise en ligne.

Une fois connecté en mode Hôte (page de connexion), rendez-vous dans l’onglet « Mes espaces », cliquez sur « Modifier » sous l’espace de votre choix.

Vous accédez à la page de modification de votre annonce, similaire à la page de création, sur laquelle vous pouvez renseigner vos informations et images à jour, puis valider en cliquant sur « Mettre à jour » en bas de page.

Vous recevez par e-mail une notification pour chaque demande de réservation, à l’adresse associée à votre compte Gérant coworking.

Si l’accès à votre espace est payant, le pré-paiement aura été effectué par le coworker. Il est sécurisé par notre prestataire Stripe, jusqu’à confirmation de la disponibilité de l’espace par vos soins. La demande de réservation est annulée en l’absence de réponse de votre part à la date d’expiration. Vous avez également la possibilité d’opter pour l’acceptation automatique des réservations, pour tout ou partie de vos salles.

Dans le cas d’une réservation effectuée par un coworker qui bénéficie de crédits de réservation pour vos espaces (par un abonnement, pack ou domiciliation), celle-ci sera acceptée instantanément, et les crédits associés seront décomptés de son solde.

Vous avez la possibilité de décliner ou d’annuler une demande de réservation, depuis la page « Mes réservations ».

Dans le cas d’une réservation payante (en argent ou en crédits), vous aurez la possibilité de rembourser le coworker en cochant la case correspondante.

Afin d’assurer une expérience utilisateur optimale, les réservations ne peuvent être faites que pour les créneaux disponibles, c’est-à-dire lorsque la capacité maximale n’est pas atteinte, et que vous n’avez pas indiqué d’indisponibilité.

Tout à fait, une fois connecté en mode Gérant coworking (page de connexion), rendez-vous dans sur la page « Réservations », puis dans l’onglet « Planification ».

Sélectionnez « Bloquer des créneaux ». Vous avez alors la possibilité de sélectionner l’une des salles de votre espace, ou toutes les salles, puis de bloquer un ou plusieurs créneaux d'indisponibilité en les sélectionnant puis en cliquant sur « Enregistrer ».

Si la salle venait à se libérer par la suite, vous pourrez toujours annuler ce blocage depuis l’onglet « Calendrier ».

Une fois connecté sur Desk en mode Gérant coworking (page de connexion), vous pouvez renseigner vos coordonnées bancaires et de facturation depuis la page « Mon profil ». Renseignez d'abord toutes les informations de la section Paramètres de facturation et enregistrez. Une fois que c'est fait, rendez-vous dans la section Méthodes d'encaissement, et cliquez sur Stripe > Activer.

Vous êtes alors invité à renseigner vos coordonnées (à remplir par un responsable de la personne morale qui gère votre espace), puis vous serez redirigé sur le site web de notre prestataire de paiement sécurisé Stripe pour la suite du formulaire. Notez que si vous mettez en pause la démarche, vous pourrez la reprendre par la suite depuis la page « Mon profil » sur Desk, en cliquant sur « Finaliser » dans la section « Facturation & encaissements ».

Après avoir rempli le formulaire, cliquez sur « Accepter et envoyer ».

Félicitations ! Vous êtes redirigé vers Desk et vos informations sont enregistrées pour recevoir vos futurs paiements, dans un délai de dix jours maximum après la date de la prestation.

A tout moment, vous pouvez accéder à votre tableau de bord Stripe depuis la page « Mon profil », en cliquant sur « Dashboard Stripe ».

Une fois connecté sur Desk en mode Gérant coworking, vous pouvez retrouver l'ensemble de vos factures depuis la page Documents. Vous avez la possibilité de filtrer sur une période donnée grâce au symbole calendrier, ou d'effectuer une recherche par client, montant ou prestation grâce à la barre de recherche.

Vous pouvez également retrouver les factures directement dans les détails prestations concernées, par exemple pour une réservation, un abonnement, un pack, un ticket d'inscription à un événement, ou même sur le profil d'un de vos clients.

Si vous avez souscrit à l’un de nos plans Pro ou Connect, vous avez la possibilité de renseigner vos offres de domiciliation depuis la page « Espaces », dans l’onglet « Formules », en cliquant sur « Ajouter » puis en sélectionnant « Domiciliation ». Vous pouvez alors préciser les services associés à cette offre, son tarif, puis enregistrer.

Votre offre de domiciliation apparaîtra sur la page de votre espace, et les coworkers auront la possibilité de vous contacter ou d’y souscrire directement en ligne, grâce au prélèvement automatique via Stripe (SEPA ou carte bancaire).

Si vous avez souscrit à l’un de nos plans Pro ou Connect, vous avez la possibilité de renseigner vos offres d’abonnement depuis la page « Espaces », dans l’onglet « Formules », en cliquant sur « Ajouter » puis en sélectionnant « Abonnement ». Vous pouvez alors préciser ce qui est inclus dans cette offre (crédits d’accès aux espaces et réductions), son tarif, puis enregistrer.

Votre offre d’abonnement apparaîtra sur la page de votre espace, et les coworkers auront la possibilité de vous contacter ou d’y souscrire directement en ligne, grâce au prélèvement automatique via Stripe (SEPA ou carte bancaire).

Les coworkers qui bénéficient de vos offres d’abonnements peuvent utiliser les crédits inclus dans leur formule pour effectuer des réservations dans vos espaces, et ces crédits seront renouvelés selon la fréquence que vous aurez indiquée.

Si vous avez souscrit à l’un de nos plans Pro ou Connect, vous avez la possibilité de créer des packs depuis la page « Espaces », dans l’onglet « Formules », en cliquant sur « Ajouter » puis en sélectionnant « Pack ». Vous pouvez alors préciser ce qui est inclus dans ce pack, son tarif, sa durée, puis enregistrer.

Votre offre de pack apparaîtra sur la page de votre espace, et les coworkers auront la possibilité de l’acheter en ligne, pour bénéficier instantanément des crédits de réservation associés.

Une fois connecté en mode Gérant coworking (page de connexion), rendez-vous sur la page « Communauté », dans l’onglet « Membres », puis cliquez sur « Ajouter ». Saisissez alors les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter, séparées par un espace ou une virgule, puis cliquez sur « Ajouter ».

Pour éviter le spam, aucune invitation n’est envoyée automatiquement. Vous pouvez suivre l’inscription des membres sur Desk grâce aux pictogrammes. Vous avez la possibilité d’inviter un membre à créer son compte Desk en cliquant sur « Inviter» depuis la liste de vos membres.

Dans l’encart « Groupes », vous avez la possibilité de définir des groupes au sein de votre communauté (incubés, abonnés, coworkers…), en cliquant sur « Créer un groupe » puis en cochant les adresses des membres concernés. Par la suite, vous pouvez mettre à jour ou supprimer ce groupe en cliquant sur les icônes crayon et corbeille associés.

Si un utilisateur souscrit en ligne à l’une de vos formules (abonnement, pack, domiciliation), il en bénéficiera automatiquement.

Néanmoins, si vous souhaitez attribuer manuellement une formule à un coworker, vous pouvez le faire. S’il n’y est pas déjà présent, ajoutez d’abord l’utilisateur à votre communauté (voir question précédente). Ensuite, depuis la page « Espaces », dans l’onglet « Formules », cliquez sur le bouton « ... » et sur « Attribuer ». Sélectionnez le coworker, cochez la formule que vous souhaitez lui attribuer, puis cliquez sur « Suivant ». Vous êtes alors invité à compléter les coordonnées du coworker. Cliquez enfin sur « Enregistrer ».

Le coworker bénéficiera alors de cette formule dès la création de son compte, ou dès sa prochaine connexion si son compte est déjà créé.

Sur la page Communauté, cliquez sur l'onglet « Événements ».

Cliquez alors sur « Ajouter ». Une fenêtre s'ouvre qui vous invite à renseigner les détails de votre événement. Vous avez la possibilité de choisir tout ou partie de votre communauté en tant qu'invités, et ces personnes seront invitées par e-mail. Vous pouvez également ajouter des billets, gratuits ou payants, et indiquer une quantité disponible pour chacun.

Ajoutez une photo (format paysage) d'illustration de votre événement et enregistrez. Votre événement apparaîtra alors dans la liste de vos événements, où vous pouvez suivre les inscriptions, modifier la visibilité, et exporter la liste des participants.

Pour obtenir le lien d'inscription et le diffuser, il vous suffit de cliquer sur le titre de l'événement, et de copier l'adresse URL de la page concernée, dans la barre d'adresse.

Une fois connecté en mode Gérant coworking (page de connexion), rendez-vous sur la page Documents, et ouvrez l'onglet « Devis ».

Cliquez sur le bouton « Créer ». Une fenêtre s'ouvre et vous permet d'importer un membre de votre communauté ou de saisir manuellement les coordonnées du client concerné.

Dans la section « Prestations », vous pourrez renseigner l'ensemble des produits et services compris dans le devis et leurs tarifs. Vous pourrez également éditer les informations complémentaires qui seront présentes en bas du devis.

Une fois le devis enregistré, celui-ci apparaîtra dans votre liste. Vous pourrez télécharger le document en cliquant sur l'intitulé du devis, l'envoyer, l'éditer ou le supprimer, et le valider le moment venu en cliquant sur « A valider ». Une facture correspondante sera alors créée, et les réservations éventuelles présentes dans le devis seront confirmées.

Sur la page Documents, dans l'onglet « Factures », cliquez sur le symbole calendrier et sélectionnez la période de votre choix. Cochez alors la case à gauche de « Intitulé ». L'ensemble des factures datées de la période sélectionnée seront alors cochées.

Cliquez sur « Export », et Desk lancera le téléchargement d'un dossier (.zip) contenant un tableau récapitulatif de l'ensemble des factures (format .csv) et les documents originaux de chaque facture (format .pdf), pour la période sélectionnée.

Sur la page Documents, dans l'onglet « Factures », le code couleur du « Montant TTC » de chaque facture indique son statut de paiement. Un montant affiché en vert a déjà été payé.

Pour un montant affiché en gris (non payé) ou orange (payé partiellement), il vous suffit de cliquer sur le montant, et une fenêtre de « Suivi de(s) paiement(s) » s'ouvrira.

Dans cette fenêtre, vous pouvez renseigner un paiement reçu (virement, chèque, espèces...), son montant, et sa date. Vous avez également la possibilité de générer un lien de paiement (Stripe ou PayFiP, selon le moyen de paiement associé à votre compte) pour tout ou partie du montant restant à payer.

Vous pourrez alors communiquer ce lien à votre client pour faciliter son règlement. Dès que le règlement sera effectué, vous recevrez une confirmation par e-mail et le paiement sera automatiquement enregistré pour cette facture.

Si vous avez souscrit à l’un de nos plans Pro ou Connect, vous avez la possibilité de synchroniser votre compte Desk avec Google Agenda, depuis la page « Mon profil », dans l’encart Intégrations.

Sous l’icône Google Calendar, cliquez sur « Activer », puis sélectionnez le compte Google que vous souhaitez synchroniser, et confirmez. Vos prochaines réservations Desk seront alors reproduites dans votre agenda Google, selon le code couleur que vous avez associé à chacune de vos salles.

Dans le cadre d'un plan d'abonnement Connect, Desk peut être synchronisé avec votre système de contrôle d'accès compatible (voir la liste de nos partenaires) pour automatiser les accès de vos clients à vos espaces.

Pour activer cette synchronisation, nous vous invitons à nous contacter par e-mail à l'adresse contact@desk.community.