Choisir une solution de contrôle d’accès : guide pratique

Face à la multitude de technologies et de solutions disponibles, faire le bon choix peut sembler complexe. Ce guide pratique est conçu pour vous accompagner pas à pas dans la sélection et la mise en œuvre de la solution de contrôle d'accès la mieux adaptée à vos besoins spécifiques.

• 1. Quand le numérique s'impose-t-il ?
• 2. Qui sont vos utilisateurs ? Quels sont leurs usages ?
• 3. Combien de serrures connectées sont nécessaires ?
• 4. Quelle technologie de contrôle d'accès choisir ?
• 5. Quelques fournisseurs de solutions de contrôle d’accès
• 6. Intégrations et écosystème logiciel
• 7. Budget et retour sur investissement
• 8. Préparer la mise en oeuvre

1. Quand le numérique s'impose-t-il ?

La première étape est de déterminer si une solution numérique est réellement nécessaire.

Pour un besoin très ponctuel avec un utilisateur unique sur une durée limitée (ex: location touristique type Airbnb pour un seul logement), une boîte à clés sécurisée physique peut parfois suffire. C'est une solution économique, accessible pour quelques dizaines d’euros, mais limitée en termes de traçabilité et de flexibilité.

Dès que l'espace est fréquenté par plusieurs utilisateurs distincts, avec des droits d'accès différents, une solution numérique de serrures connectées devient fortement recommandée. C'est le cas typique des :

• Espaces de coworking
• Centres d'affaires (location de bureaux, salles de réunion)
• Immeubles de bureaux multi-locataires
• Accès chantiers pour différents corps de métier
• Clubs de sport, associations, etc.

Pour ces derniers, une solution numérique apporte de nombreux avantages, notamment une sécurité accrue, une gestion simplifiée et une expérience utilisateur améliorée.

2. Qui sont vos utilisateurs ? Quels sont leurs usages ?

Afin de choisir une solution pertinente, listez les scénarios d’utilisation de votre espace en répondant à la question : qui a besoin d'accéder à quoi, et quand ?

Types d'utilisateurs : Membres permanents, coworkers nomades, employés d'entreprises clientes, visiteurs, personnel d'entretien, gestionnaires de l'espace, livreurs...

Scénarios d'accès :

• Accès 24/7 ou limité aux heures de bureau ?
• Accès permanent, à durée limitée, ou lié à une réservation ponctuelle ?
• Besoin de droits différents selon les zones (ex: accès commun vs bureau privé) ?
• Niveau de confidentialité des activités hébergées (impacte le besoin de traçabilité et de sécurité).

Plus vos scénarios sont variés, plus une solution flexible et granulaire sera nécessaire.

3. Combien de serrures connectées sont nécessaires ?

Une fois votre besoin défini, inventoriez précisément les accès à sécuriser :

• Porte(s) d'entrée principale(s) : C'est le minimum requis pour sécuriser l'accès global.
• Portes internes : Devez-vous contrôler l'accès à des zones spécifiques ?
  • Bureaux privatifs
  • Salles de réunion (pour gérer les réservations)
  • Zones techniques ou de stockage (casiers, …)
  • Étages spécifiques
• Autres accès : Portails, barrières de parking, ascenseurs...

Pour chaque porte, déterminez le niveau de sécurité et de contrôle nécessaire. Un accès à la porte d’entrée principale peut être moins restrictif qu'un accès à une salle serveur, par exemple.

4. Quelle technologie de contrôle d'accès choisir ?

Les solutions modernes offrent diverses façons d'ouvrir une porte :

• Smartphone (Bluetooth / NFC) : Très pratique, permet des accès temporaires faciles à envoyer. Dépendant toutefois de la batterie et du téléphone.
• Badge : Fiable, simple d'usage, rapide, ne dépend pas d'un smartphone. Peut être perdu, volé ou oublié. Il y a un coût pour produire des badges.
• Touchpad avec un code PIN : Pas d'objet physique à transporter. Risque d'oubli ou de partage du code.
• QR code : Chaque utilisateur reçoit un QR Code unique qui agit comme une clé numérique. Idéal pour les visiteurs ou accès temporaires.
• Biométrie : Haute sécurité, mais plus coûteux et soulève des questions de confidentialité (RGPD). Cette sélection est plutôt utilisée dans des applications aux enjeux de sécurité élevés (aéroports, centres de données, entrepôts…).

Conseil : Optez pour une solution qui combine plusieurs méthodes pour offrir de la flexibilité à vos utilisateurs et disposer de solutions de secours.

5. Quelques fournisseurs de solutions de contrôle d’accès

Vous avez le choix ! Un grand nombre de solutions existent selon votre projet et votre budget. Voilà quelques exemples :

• Welcomr : Acteur français spécialisé dans le contrôle d'accès cloud, Welcomr dispose d’une expérience solide pour répondre aux besoins d’entreprises, de bureaux flexibles et des espaces de coworking.
• Nuki : Connu principalement pour ses serrures intelligentes "Smart Lock" faciles à installer, sans faire appel à un professionnel, Nuki est très populaire pour le résidentiel et la location courte durée (type Airbnb) grâce à sa simplicité, son coût modéré et ses options de partage d'accès à distance. Cette solution autrichienne présente des limites pour un usage professionnel : fonctionnement sur batterie, nécessité de laisser une clé en permanence dans la serrure, …
• Neop : Neop équipe notamment les cours de tennis, les terrains de padel et les espaces de coworking.
• Salto Systems : Fournisseur mondial majeur avec une très large gamme de matériel (serrures électroniques autonomes, lecteurs muraux, cylindres...) et de logiciels (solutions cloud ou on-premise), Salto offre des systèmes robustes adaptés aux installations de moyenne et grande taille, y compris les espaces de coworking.

Conseil : Demandez plusieurs devis pour obtenir le meilleur prix. Nuki est la solution la plus abordable, accessible pour quelques centaines d’euros par porte. Elle est parfaitement adaptée pour équiper des espaces de petite taille (1 à 4 portes). Pour des bâtiments plus grands, nous recommandons de passer par Welcomr, Neop ou Salto.

6. Intégrations et écosystème logiciel

Le contrôle d’accès est l’une des briques de l’automatisation de la gestion d’un bâtiment. Cette brique est souvent associée à un logiciel de gestion, qui permet de réserver les salles, enregistrer des paiements, émettre des factures, planifier des événements ou bien d’obtenir des statistiques d’utilisation du bâtiment.

Astuce : Le logiciel Desk, est une solution facile à prendre en main qui s’intègre avec les systèmes de contrôle d’accès de Nuki, Welcomr, Salto et Neop pour une gestion globale plus efficace et cohérente.

7. Budget et retour sur investissement

Pour budgétiser une solution de contrôle d’accès, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs pôles de dépenses :

• Coût initial : Achat du matériel (serrures, lecteurs, contrôleurs), licences logicielles (si on-premise).
• Coût d'installation : Intervention d'un professionnel, souvent recommandé.
• Coûts récurrents : Abonnements cloud, contrats de maintenance, coût des badges s’il est nécessaire d’en produire de nouveaux régulièrement.
• Coûts cachés : Temps de formation du personnel, temps nécessaire pour créer les accès à la main

En parallèle, une solution de contrôle d’accès connecté présente de nombreux avantages, qui permettent d’augmenter votre chiffre d’affaires et de diminuer vos coûts d’exploitation dans la durée : gain de temps pour le gestionnaire, sécurité accrue, expérience client améliorée, baisse des coûts en personnel.

8. Préparer la mise en oeuvre

Une fois votre choix réalisé, voilà les étapes pour implémenter la solution retenue. Ces étapes seront planifiées en étroite collaboration avec le partenaire retenu.

• Installation : Faites appel à des installateurs qualifiés si nécessaire.
• Configuration : Paramétrez les règles d'accès, les plages horaires, les groupes d'utilisateurs.
• Formation : Formez votre personnel à la gestion de la plateforme.
• Communication et onboarding utilisateurs : Informez clairement vos utilisateurs du nouveau système, fournissez-leur leurs identifiants (badges, invitations app...) et expliquez le fonctionnement.

Choisir la bonne solution de contrôle d'accès demande une réflexion approfondie sur vos besoins actuels et futurs. En suivant ces étapes, vous serez mieux armé pour sélectionner un système qui non seulement sécurise votre espace, mais simplifie également sa gestion et enrichit l'expérience de vos utilisateurs.

Vous avez besoin d’aide pour affiner votre choix ou discuter de votre projet spécifique de contrôle d’accès ? Discutons-en !