Quel outil de réservation en ligne pour mon espace de coworking ?

À l’ère du numérique, la réservation d’espaces de coworking par un formulaire de contact ou un appel téléphonique rebute les utilisateurs et fait chuter les taux de conversion. Les coworkers recherchent des solutions rapides et intuitives, avec une vision directe sur les disponibilités des espaces. Un outil de réservation en ligne s’avère donc indispensable pour les gestionnaires d’espaces de coworking souhaitant attirer et fidéliser une clientèle de plus en plus connectée. Mais comment s’y retrouver parmi les options disponibles sur le marché ?

Pas d’inquiétude, cet article vous guide à travers les trois principales solutions : les plateformes d’espaces de coworking, les pages de réservation en ligne personnalisées et le développement sur son propre site.

Les plateformes d’espaces de coworking

Les plateformes d’espaces de coworking, telles que Worklib, Neo-nomade ou Kactus mettent en relation les espaces de travail avec des entreprises à la recherche d’espaces flexibles. Ces plateformes offrent une bonne visibilité et un accès à une clientèle potentiellement large. Cependant, cette visibilité a un coût : ces plateformes prélèvent des commissions importantes, de 20 % à 40 % du montant des réservations. Cette approche peut donc devenir très onéreuse pour les gestionnaires d’espaces de coworking.

En outre, les gestionnaires d’espaces doivent se conformer aux conditions générales de ces plateformes (annulation, offres…), ce qui peut limiter leur marge de manœuvre et leur capacité à personnaliser l’expérience client. Il convient par ailleurs d’être vigilant sur toute possible dépendance à ces intermédiaires pour l’acquisition de clients, pour garantir la plus grande résilience face à leurs évolutions futures.

Les pages de réservation en ligne personnalisées

Une alternative consiste à utiliser une page de réservation en ligne personnalisée, en marque blanche. Cette solution permet aux espaces de coworking de gérer directement leurs réservations en ligne, sans passer par des intermédiaires. Il vous faudra en moyenne compter 150 € par mois pour une telle solution, mais deux fournisseurs français se démarquent par une tarification plus accessible, Cosoft et Desk.

Cosoft propose un service de réservation en ligne pour 100 € HT par mois, incluant les packs (jours, heures…) et la création d’un trombinoscope. Sur devis, Cosoft peut également se connecter avec un système d’accès connecté. Cosoft permet le paiement en ligne des réservations mais l'interface peut sembler complexe, pour le gestionnaire, et - surtout - pour le coworker.

Desk, pour 39 € par mois, se positionne comme une option plus intuitive et rentable. Cette solution permet le paramétrage de l’ensemble de vos offres et accès aux espaces, tant pour les coworkers ponctuels (nomades) que pour vos utilisateurs réguliers. L’abonnement inclut une page de réservation en marque blanche personnalisée et optimisée pour Google, telle que celle-ci. Enfin, Desk vous offre un suivi statistique complet de la performance de vos espaces, et automatise la mesure des feedbacks de vos utilisateurs. Pour tout abonnement annuel souscrit jusqu’au 31 août 2024, Desk offre deux mois d’abonnement gratuits, sans aucun coût de mise en service.

Développer son propre calendrier de réservation et de paiement en ligne

Une autre possibilité est de développer sur son propre site un calendrier de réservation et de paiement en ligne. Cette option permet un bon niveau de personnalisation. Cependant, il faut compter au minimum 5 000 € pour une telle prestation, que ce soit par un développeur freelance ou une agence spécialisée. Ce coût inclut la conception et le développement de la page, et des coûts de maintenance seront également à prévoir.

Le choix de l’outil de réservation en ligne pour un espace de coworking dépend principalement des besoins spécifiques et du budget disponible. Les plateformes d’espaces de coworking offrent une bonne visibilité mais à un coût élevé en commissions. À l’inverse, les pages de réservation en ligne en marque blanche, telles que Desk, représentent une solution plus économique et flexible, permettant une gestion directe et personnalisée des réservations. Le développement d’un calendrier de réservation et de paiement en ligne sur son propre site web peut constituer une option intéressante pour ceux qui recherchent une solution parfaitement sur-mesure, mais implique un investissement initial élevé et des coûts de maintenance récurrents. En optant pour l’une de ces solutions, les gestionnaires d’espaces de coworking peuvent non seulement améliorer l’expérience client mais aussi libérer de leur temps pour le consacrer à ce qui compte vraiment : la vie de leur communauté.

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