Le flex office : comment y passer sereinement ?

Le télétravail s’inscrit dans la durée.

Forcée au plus fort de la crise sanitaire, cette pratique est désormais plébiscitée par les collaborateurs. Elle leur évite d’importantes dépenses de temps et d’énergie, notamment dans les transports. Ainsi, les sièges sociaux se trouvent désemplis, et les entreprises face à une double problématique : rationaliser leur parc immobilier tout en redonnant de l’attrait aux bureaux.

A l’heure où une large majorité des dirigeants sont décidés à réduire les surfaces immobilières, de 30 % en moyenne d’après notre Baromètre du télétravail¹, les jours des bureaux personnels sont comptés. Le « flex office », organisation dans laquelle les salariés ne possèdent pas de poste de travail attitré, est la clé pour ajuster les surfaces de bureaux au nombre effectif de collaborateurs présents sur site.

Mais comment redonner de l’attrait aux bureaux alors même que les collaborateurs sont contraints de renoncer à leur bureau ? Des exemples concrets montrent qu’une évolution réussie bénéficie à toutes les parties : bien-être et engagement des salariés, travail collectif renforcé, et réduction des coûts fixes pour la société. Nous vous livrons dans cet article cinq clés d’une transformation réussie, identifiées dans notre étude grâce aux retours d’expérience d’entreprises avant-gardistes.

Le dimensionnement

La première étape d’une optimisation immobilière est de prendre précisément la mesure du nouveau schéma de travail de la société. Cette étape, plus qu’un calcul de taux d’occupation, doit être le premier marqueur de la co-construction, qui vise à impliquer à chaque étape les équipes dans le projet de transformation. Sondages, entretiens individuels et ateliers créatifs, par services, permettent de cerner les attentes des collaborateurs à moyen et long terme : rythme de présence, utilité du bureau et organisation optimale.

L’analyse de ces retours permet de définir les surfaces nécessaires ainsi que leur composition ; entre espaces partagés, bulles de concentration, sphères de créativité collective et lieux de convivialité.

La communication

Le flex office est un sujet clivant. Du fait d’expériences passées réussies ou non, beaucoup ont des avis tranchés. Certaines expériences traumatiques, d’organisations défaillantes où seuls les premiers arrivés accédaient à des bureaux convenables, ont marqué les esprits.

Ainsi, il est nécessaire de désamorcer les tensions liées à ce sujet en communiquant au sujet des enjeux que nous allons détailler par la suite : collaboration, transversalité, sérendipité et bien-être. Les modes de communication humanisés, vidéos, webinaires ou encore conférences, évitent avantageusement la froideur de l’écrit.

La collaboration

C’est l’enseignement clé des périodes de télétravail forcé traversées pendant la crise sanitaire : la valeur ajoutée de la présence physique se trouve dans la collaboration et le lien collectif. Ainsi, la raison d’être de la rencontre doit guider l’aménagement des locaux.

La modularité permet l’appropriation des lieux par les équipes, selon le principe « un besoin = un espace », qu’il s’agisse de visioconférences en salle insonorisée, d’entretiens individuels, de points d’équipe ou encore de sessions créatives. L’organisation des venues sur site et de l’utilisation des salles nécessite de nouveaux outils : Hubtobee ou Witco s’intègrent aux suites informatiques et favorisent les co-présences, en partageant les plannings entre équipes ou communautés de travail. Associées à un système de contrôle d'accès, ces solutions permettent d'offrir une expérience utilisateur fluide où chaque réservation déclenche automatiquement un accès temporaire ou permanent, à un espace spécifique, permettant de sécuriser l’accès au site sans qu’une intervention humaine ne soit nécessaire.

La transversalité, génératrice de sérendipité

Les bureaux partagés en flex office décloisonnent les services, et offrent une opportunité de promouvoir le brassage et la diversité des interactions. Les interactions fortuites, plus rares en situation de travail à distance, sont ainsi renforcées.

A ce titre, un roulement des jours de présence, à un rythme qui permette à chacun de s’organiser sereinement (trimestriel, semestriel), accroît les rencontres entre équipes et font du mode hybride un générateur de sérendipité et de créativité.

En bref : une nouvelle expérience du travail, au service du bien-être du collaborateur

L’expérience-collaborateur doit être soignée à distance comme au bureau : 15 % des télétravailleurs utilisent un tiers-lieu², espace de travail de proximité, car ils ne peuvent pas s’aménager un espace adapté à leur domicile, ou tout simplement pour y retrouver du lien social.

Ainsi, les retours d’expérience les plus réussis en matière de flex office ont en commun l’attribution d’une part des économies réalisées à l’amélioration des conditions de travail à distance : équipement du domicile, bureaux satellites plus proches du domicile des collaborateurs, ou accès à des espaces de coworking.

Une loi en cours de d’élaboration au Sénat vise à soutenir financièrement le recours aux bureaux de proximité pour les entreprises. Pour répondre à cette demande d’espaces de proximité, la plateforme Desk permet à chacun de trouver l’environnement de travail adapté à ses besoins, à moins de dix minutes de son lieu de vie.

¹ Le Baromètre du Télétravail est une étude réalisée par desk.community entre novembre 2020 et juillet 2022, auprès de 300 dirigeants français, représentant un million de collaborateurs.

² Rapport Mission Coworking, Ministère de la cohésion des territoires, 2018