Facturation électronique 2026 : le guide pour les coworkings en France

Si vous gérez un espace de coworking, vous n'avez pas pu y échapper : la Réforme de la Facturation Électronique arrive à grands pas en France.

• Le calendrier de la Facturation Électronique : quelles sont les échéances à connaître pour mon espace de coworking ?
• Quelles obligations de la Réforme de la Facturation Électronique s’appliquent à mon espace de coworking ?
• Comment préparer mon espace de coworking à la Réforme de la Facturation Électronique ?
• Quelles sont les sanctions prevues en l’absence de Facturation Électronique ?
• Ma société facture l’activité de coworking et une autre activité, comment faire ?
• Puis-je utiliser plusieurs Plateformes Agréées différentes ?

Ce qui ressemble à une contrainte administrative est en réalité une opportunité de moderniser la gestion de votre espace et l’expérience de vos clients. En deux mots : fini le papier, et même la facture PDF envoyée par e-mail ! Nous vous expliquons dans ce guide tout ce que vous devez savoir en tant que gérant d’espace de coworking pour vous préparer sereinement et efficacement à la réforme.

Le calendrier de la Facturation Électronique : quelles sont les échéances à connaître pour mon espace de coworking ?

Deux dates importantes sont à retenir pour la mise en œuvre de la réforme de la facturation électronique.

La première est celle du 1er septembre 2026. À cette date, toutes les entreprises (quelle que soit leur taille, y compris les micro-entreprises exonérées de TVA) devront être en capacité de recevoir des factures électroniques via une Plateforme Agréée en réception. De plus, les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront émettre des factures électroniques (e-invoicing) dans un format structuré (Factur‑X, UBL ou CII) pour les transactions entre professionnels (B2B), et transmettre un e-reporting pour les autres transactions (B2C ou international), le tout via une Plateforme Agréée.

La deuxième date à retenir est le 1er septembre 2027 : toutes les entreprises (y compris PME, TPE et microentreprises) devront alors obligatoirement émettre des factures électroniques à destination des professionnels et transmettre un e-reporting pour les autres transactions (B2C ou international). Pas de doute : votre espace de coworking est concerné !

Quelles obligations de la Réforme de la Facturation Électronique s’appliquent à mon espace de coworking ?

Les obligations de réception et d’émissions de factures électroniques et d’e-reporting décrites à la question précédente s’appliquent à votre espace. Le calendrier dépend uniquement de la taille de votre société.

En plus d’émettre des factures dans un format structuré selon la norme EN 16931 (Factur‑X, UBL ou CII), vous devrez également transmettre au Portail Public de Facturation (PPF) les statuts de vos factures (déposée, rejetée, refusée, encaissée…), et les rapports de transactions dits e-reporting.

Pour cela, il est indispensable que les factures transitent par une Plateforme Agréée. Le plus simple est de recourir à une Solution Compatible. Il s’agit d’un logiciel métier, qui vous permet de gérer les réservations, locations et événements de votre espace de coworking, d’éditer les factures ou les e-reporting pour vos prestations, et de les faire transiter automatiquement par une Plateforme Agréée.

Comment préparer mon espace de coworking à la Réforme de la Facturation Électronique ?

Pour mettre votre espace en conformité en toute sérénité, équipez-vous d’une Solution Compatible comme Desk pour la réforme de la facturation électronique. En plus de couvrir l’ensemble de vos besoins métiers (réservation en ligne, paiement, inscription aux événements, référencement…), celle-ci s’occupera de créer vos factures électroniques en format structuré, vos e-reportings, et de les transmettre via une plateforme agréée partenaire.

Sans surcoût et en toute simplicité, l’usage de Desk pour le pilotage de de votre espace de coworking et pour la facturation de l’ensemble de vos prestations vous assure d’être en conformité.

Bonus : grâce à la connexion automatique entre Desk (Solution Compatible) et Pennylane (Plateforme Agréée), vos factures seront automatiquement importées dans le logiciel de comptabilité Pennylane pour faciliter votre suivi comptable et vos bilans. En complément, vous pouvez désigner en un clic Pennylane depuis Desk comme Plateforme Agréée de réception des factures, pour centraliser tous vos flux et gagner en lisibilité.

Si vous utilisez un autre logiciel de comptabilité, pas de problème : vous pourrez toujours exporter vos factures depuis Desk et les importer dans votre logiciel de comptabilité, à la fréquence de votre choix et en deux clics.

Quelles sont les sanctions prevues en cas de manquements à la facturation électronique ?

Trois niveaux de sanctions sont prévus par l’Etat, et leurs montants ont été revus en février 2026 :

• Une amende de 50 € par facture pour chaque facture ne répondant pas aux exigences de la facturation électronique, avec un maximum d’amendes de 15 000 € par année civile.
• Une amende de 500 €, après mise en demeure de trois mois, pour toute société n’ayant pas recours à une Solution Compatible comme Desk ou une Plateforme Agréée comme Pennylane. Une nouvelle amende de 1000 € sera appliquée tous les trois mois jusqu’à la régularisation.
• Enfin, une amende de 500 € est prévue en l’absence de transmission des données de transaction et de paiement à l’administration (e-reporting). Cette amende sera renouvelée pour chaque transmission manquante.

Bonne nouvelle néanmoins si vous découvrez cet article après avoir reçu un fâcheux courrier : une annulation de l’amende est prévue en cas de réparation spontanée dans les trente jours qui suivent le signalement de l’infraction par l’administration. Ne prenez pas de risque et équipez votre espace de coworking sans plus attendre avec une Solution Compatible pour la Réforme de la Facturation Électronique telle que Desk !

Ma société facture l’activité de coworking et une autre activité en parallèle, comment faire ?

Aucun problème ! Desk facture automatiquement vos prestations de coworking (réservations, locations, événements…), et vous permet de facturer toutes les autres prestations de votre société, en toute simplicité et sans surcoût.

Si vous utilisez déjà un autre logiciel de facturation pour certaines activités de votre société et que vous souhaitez le conserver, vous pouvez utiliser plusieurs séries de numérotation distinctes pour vos factures, et même recourir à différentes Plateformes Agréées en émission.

Puis-je utiliser plusieurs Plateformes Agréées différentes ?

Tout à fait. Par exemple, si votre société exerce plusieurs activités avec plusieurs logiciels de facturation, vous pouvez recourir à plusieurs Plateformes Agréées en émission. Les factures des prestations de votre espace de coworking, des inscriptions à vos événements, et de vos locations mensuelles transiteront par la Solution Compatible Desk vers la Plateforme Agréée Pennylane, et vous pourrez utiliser une ou plusieurs autres Plateformes Agréées pour d’autres pans de l’activité de votre société, avec des séries de numérotation de factures distinctes.

Au-delà du respect de cette obligation légale, Desk vous fait gagner des heures de gestion chaque semaine, fluidifie l’expérience de vos clients et booste la visibilité de votre espace, pour maximiser son taux d’occupation.

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