Créer un espace de coworking en EHPAD : le guide pratique

Découvrez les bénéfices, enjeux et conseils pratiques pour intégrer un espace de coworking en maison de retraite ou autre établissement médico-social.

• Pourquoi créer un espace de coworking dans un EHPAD ?
• Comment aménager un espace de coworking au sein d’un EHPAD ?
• Quels services proposer dans un coworking en EHPAD ?
• Quel modèle économique pour un coworking en EHPAD ?
• Comment gérer un espace de coworking dans un EHPAD au quotidien ?

1. Pourquoi créer un espace de coworking dans un EHPAD ?

Implanter un espace de coworking au sein d’un EHPAD représente une opportunité innovante pour toutes les parties prenantes de l’établissement.

Un espace de travail partagé permet d’ouvrir l’établissement sur son quartier, en proposant une solution concrète aux travailleurs indépendants, télétravailleurs et familles des résidents. Ce nouveau service favorise les liens intergénérationnels et renforce la place de l’EHPAD comme acteur engagé dans la vie locale. C’est également un service très apprécié des familles de résidents, qui permet de concilier leur activité professionnelle avec des visites auprès de leurs aînés.

La présence de professionnels extérieurs dynamise et anime le quotidien des résidents, en complément des activités proposées au sein de l’établissement. Les échanges, même informels, apportent une stimulation cognitive précieuse et la création d’un lien social au sein d’un environnement plus large que l’établissement.

En intégrant un espace de coworking, l’EHPAD se positionne durablement comme une structure innovante et ouverte. Cette démarche valorise l’établissement auprès des familles, des collectivités locales, et fait rayonner la marque employeur de l’établissement pour faciliter de futurs recrutements. Cette dynamique mène très souvent à de nouveaux effets positifs, comme l’implantation de food trucks à proximité.

La création d’un coworking est également une manière intelligente de valoriser des salles souvent peu utilisées, comme certaines salles de réunion, espaces polyvalents ou bureaux. Cela contribue à optimiser les ressources existantes et, selon le modèle choisi, à générer des revenus complémentaires.

2. Comment aménager un espace de coworking au sein d’un EHPAD ?

Dans un souci d’efficience, aménager un espace de coworking au sein d’un EHPAD repose avant tout sur une utilisation intelligente des ressources existantes.

Il est souvent pertinent de commencer par affecter une salle disponible, comme une ancienne salle de réunion ou un bureau peu utilisé.

Une connexion Internet rapide et fiable est indispensable pour répondre aux besoins des coworkers. Ainsi, dans les établissements hébergeant leurs propres données de santé, l’ouverture d’une ligne Internet dédiée peut être une solution pour sécuriser les infrastructures informatiques.

La question de l’accès au coworking doit être pensée en amont avec soin pour respecter la tranquillité des résidents : il est ainsi possible d’imaginer deux parcours différents selon les profils, avec un accès classique par le hall pour les télétravailleurs individuels, et une entrée plus discrète pour les réunions d’entreprises le cas échéant.

L’aménagement intérieur joue bien sûr un rôle clé : il convient de privilégier les espaces lumineux, intégrer des plantes et prévoir du mobilier confortable – qu’il soit issu du stock de l’établissement ou nouvellement acquis. Cela contribue à créer un environnement de travail agréable, propice à la concentration et au bien-être des utilisateurs.

3. Quels services proposer dans un coworking en EHPAD ?

Proposer des services adaptés est essentiel pour assurer l’attractivité et le dynamisme d’un espace de coworking en EHPAD.

L’exemple du coworking Pic Saint Michel, développé par l’EHPAD Les Monts du Matin à Bésayes dans la Drôme, illustre parfaitement cette dynamique : les utilisateurs y bénéficient d’un service de livraison de repas ainsi que d’un accès à une crèche ouverte toute l’année, créant ainsi un véritable pôle intergénérationnel.

Pour répondre aux attentes actuelles des coworkers, il est important de prévoir des solutions permettant de s’isoler pour passer des appels ou organiser des visioconférences, comme l’installation de bulles insonorisées, la mise à disposition de petits bureaux individuels ou, a minima, de paravents acoustiques.

L’ouverture de la cantine de l’établissement aux usagers du coworking est également un service souvent apprécié, favorisant la convivialité tout en optimisant l’existant.

Enfin, proposer des formules récurrentes, permettant par exemple une réservation quelques jours par semaine, permet de pérenniser la venue de ces coworkers et de renforcer les interactions avec les résidents, dans la durée.

4. Quel modèle économique pour un coworking en EHPAD ?

Le modèle économique d’un espace de coworking en EHPAD peut varier en fonction des objectifs de l’établissement et des besoins locaux.

Certains choisissent d’ouvrir leur coworking gratuitement aux familles et aux riverains, comme c’est le cas aux Jardins d’Haïti à Marseille. En échange de cet accès libre, les utilisateurs sont invités à offrir du « temps relationnel » aux résidents, renforçant ainsi les liens humains tout en dynamisant l’établissement. Ce modèle est complété par un café solidaire, proposant des boissons chaudes et de la petite restauration.

D’autres établissements préfèrent une approche d’espace de coworking plus classique, avec une tarification flexible à l’usage : c’est ce qu’a mis en place l’EHPAD Les Monts du Matin à Bésayes, permettant aux utilisateurs de réserver leur poste de travail à la journée ou à la demi-journée selon leurs besoins.

Enfin, certaines structures misent sur des locations de longue durée, en proposant à des télétravailleurs ou à de petites entreprises locales de s’installer durablement, à l’image de la résidence La Pévèle à Cysoing ou des Jardins de Montmartre à Paris.

Dans tous les cas, lorsqu’une tarification est appliquée, prévoir un tarif préférentiel pour les familles de résidents permet d’amorcer la dynamique de fréquentation.

5. Comment gérer un espace de coworking dans un EHPAD au quotidien ?

La gestion quotidienne d’un espace de coworking en EHPAD doit être pensée pour s’intégrer naturellement dans le fonctionnement de l’établissement, sans créer une charge de travail supplémentaire.

Compte tenu des contraintes de temps du personnel, il est donc essentiel de privilégier l’autonomie des utilisateurs, qui sont des professionnels responsables.

La mise en place d’une solution de réservation et de paiement en ligne comme Desk évite une gestion fastidieuse par téléphone, email ou papier, tout en offrant une expérience fluide aux usagers.

Pour aller plus loin, l’installation de serrures connectées permet aux télétravailleurs d’accéder aux espaces de manière sécurisée et indépendante, sans mobilisation systématique des équipes de l’EHPAD. Il est dans ce cas possible de valider en amont les profils des coworkers grâce à la plateforme de réservation connectée.

Ces outils permettent de professionnaliser la gestion du coworking dès le départ, tout en assurant un pilotage simple et efficace au quotidien.

Un espace de coworking en maison de retraite bien pensé sera un véritable levier de dynamisme local et d’innovation sociale pour votre établissement. Les retours d’expérience montrent qu’il est essentiel de concevoir un projet aligné avec les valeurs de l’établissement et les besoins du territoire. Pour mettre toutes les chances de votre côté, s’entourer d’experts à la croisée du coworking et des établissements ou service médico-sociaux (ESMS) comme Soliwork est un gage de de sérénité et d’efficacité.