Le coût du télétravail : ce que l'employeur peut rembourser

Le télétravail est devenu une pratique courante pour de nombreux salariés, en particulier depuis la pandémie de Covid-19. Si le travail à distance peut offrir des avantages tels que plus de flexibilité et de temps passé avec sa famille, il peut aussi engendrer des coûts supplémentaires pour les salariés, tels que les frais liés à l’adaptation de leur domicile.

Le versement d’une indemnité télétravail par l’employeur n’est pas obligatoire au sens de la loi. L’employeur a toutefois la possibilité de choisir entre deux options pour indemniser les salariés qui sont en télétravail : rembourser les frais réels ou rembourser au forfait.

Remboursement des frais réels

Trois catégories de frais peuvent être identifiées comme professionnels et exonérées de cotisations : les frais liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel, les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique et les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses.

Les frais liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel comprennent le montant du loyer ou, à défaut de loyer, la valeur locative brute, la taxe d’habitation, la taxe foncière, les taxes régionales, départementales ou communales comme la taxe d’enlèvement d’ordures ménagères, les charges de copropriété et l’assurance habitation. La quote-part des frais fixes réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel (au prorata de la superficie totale de l’habitation principale) est déductible. Prenons un exemple : dans un appartement de 60 m² dont le loyer est 400 euros par mois, les charges de copropriété sont de 50 euros par mois et la prime d’assurance habitation s’élève à 15 euros par mois. Si 10 m² sont affectés à un usage professionnel, alors le montant des frais déductibles s’élève à 465*10/60 = 77,5€. Pour les frais variables, tels que le chauffage, la climatisation et l’électricité, l’approche est similaire : la quote-part des frais réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel peut être remboursée par l’employeur sans cotisations sociales.

Les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique incluent les frais de diagnostic de conformité électrique, les installations de prises téléphoniques ou électriques et les modifications liées à la mise en conformité avec la législation du travail. L’exclusion de l’assiette des cotisations de ces frais est admise sur présentation des factures.

Enfin, les frais de matériel informatique (ordinateur, imprimante, modem) et de mobilier (fauteuil ergonomique, lampe de bureau, bureau ergonomique, étagères) peuvent être remboursés par l’employeur. Dans le cas d’un achat de matériel par le salarié pour le compte de l’entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire, 50% de la dépense réelle est déductible. En revanche, aucun remboursement de frais n’est possible s’il s’agit d’un prêt de la part de l’entreprise. En ce qui concerne les frais de connexion (internet, téléphonie) et de fournitures diverses (ramettes de papier, cartouches d’encre), ces derniers peuvent être remboursés par l’employeur sans cotisations sur présentation des justificatifs.

Remboursement au forfait

Pour simplifier les démarches de remboursement et éviter de devoir collecter tous les justificatifs des dépenses liés au télétravail, les employeurs peuvent opter pour le versement d’une allocation forfaitaire exonérée de cotisations sociales dépendant du nombre de jours de télétravail par semaine : 10,40 € par mois pour une journée de télétravail par semaine. Cela donne par exemple 31,20 € par mois dans le cas d’un salarié télétravaillant trois jours par semaine. En cas d’allocation fixée par jour, cette allocation forfaitaire exonérée de cotisations et contributions sociales passe à 2,60 euros par jour, dans la limite de 57,20 euros par mois.

Quid des transports ?

Bien que travaillant à distance, les employés en télétravail peuvent être tenus de se déplacer de temps en temps ou régulièrement pour des raisons professionnelles, y compris pour se rendre au siège de l’entreprise. Dans de telles situations, l’employeur est tenu de prendre en charge 50% du coût total des titres de transport de ses employés en télétravail, tout comme pour ceux travaillant sur site. Les salariés conservent également leurs autres droits habituels : tickets restaurant, chèques vacances, horaires, congés, ou droits à la formation.

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